Droit d’accès aux documents de la société : actionnaires et administrateurs

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Une lettre envoyée à la société qui commence par « je demande à consulter tous les documents de la société » sera presque toujours rejetée, et à juste titre. La loi sur les sociétés ne reconnaît pas de droit d’accès général. Elle reconnaît deux droits distincts, pour deux fonctions différentes, d’une portée totalement différente : le droit de l’actionnaire et le droit de l’administrateur.

La distinction n’est pas technique. Une demande formulée sur le mauvais fondement est rejetée d’emblée, et celui qui la rejette n’a même pas à l’examiner sur le fond.

Ce que l’actionnaire peut voir dans tous les cas

L’article 184 fixe une liste fermée. Elle n’exige aucun but, ne laisse aucun pouvoir d’appréciation à la société et comprend cinq éléments : les procès-verbaux des assemblées générales ; le registre des actionnaires et le registre des actionnaires importants ; un document en possession de la société visé à l’article 185 ; les statuts et les états financiers visés à l’article 187 ; et tout document que la société doit déposer selon la loi auprès du Registre des sociétés ou de l’Autorité israélienne des valeurs mobilières, et qui y est ouvert à la consultation du public.

Le cinquième élément est celui qu’on oublie : un document déjà ouvert à la consultation du public au Registre des sociétés n’est pas un secret. Refuser de le montrer est, dans la plupart des cas, un refus sans objet, et un bon indicateur de la qualité des relations dans la société.

Tout autre document : deux portes seulement

Pour tout document qui ne figure pas sur la liste, l’article 185(a) ouvre deux portes, et toutes deux exigent que la demande indique son but :

Loi sur les sociétés, article 185(a) (traduction non officielle)

Un actionnaire a le droit de demander à la société, en indiquant le but de sa demande, de consulter tout document en possession de la société dans l’un des cas suivants : (1) le document concerne un acte ou une transaction soumis à l’approbation de l’assemblée générale selon les dispositions des articles 255 et 268 à 275 ; (2) dans une société privée – si cela est nécessaire pour prendre une décision sur un sujet inscrit à l’ordre du jour de l’assemblée générale de la société.

La première porte concerne les transactions avec des parties intéressées, celles que la loi impose de soumettre à l’approbation de l’assemblée générale. La seconde porte n’existe que dans une société privée, et elle est plus étroite qu’il n’y paraît : il faut que le document soit nécessaire pour une décision sur un sujet déjà inscrit à l’ordre du jour. Pas un sujet que l’actionnaire voudrait soulever.

La conclusion pratique pour l’actionnaire minoritaire : pour voir un document qui ne figure pas sur la liste de l’article 184, il faut le plus souvent veiller d’abord à ce que le sujet soit inscrit à l’ordre du jour de l’assemblée. C’est cet ordre des opérations qui décide si la demande franchit la porte.

Quand la société peut refuser

L’article 185(b) énumère trois motifs de refus : la demande n’a pas été présentée de bonne foi ; les documents demandés contiennent un secret d’affaires ou un brevet ; ou la divulgation des documents risque de nuire d’une autre manière à l’intérêt de la société. L’actionnaire qui veut davantage que le droit d’accès prévu par la loi doit le prévoir à l’avance dans le pacte d’actionnaires. Cela fait partie de la rédaction et de la vérification des contrats commerciaux.

Notez la formulation : le deuxième motif vise un secret d’affaires contenu dans les documents, et non le document entier. La réponse pratique à une telle demande est le plus souvent la consultation d’une version dont les secrets d’affaires ont été occultés, et non un refus global. Celui qui rejette une demande sur le troisième motif doit montrer une atteinte à l’intérêt de la société, et non une gêne de la direction.

La rémunération des administrateurs : un droit distinct, et un seuil de dix pour cent

L’article 186 crée un droit autonome, qui n’est pas ouvert à tous les actionnaires. Il appartient à un ou plusieurs actionnaires qui détiennent au moins dix pour cent des droits de vote dans la société. Il s’applique au conseil d’administration d’une société qui n’est pas une société déclarante et qui est tenue de nommer un commissaire aux comptes.

Ce que l’on reçoit n’est pas un résumé, mais une déclaration certifiée par le commissaire aux comptes de la société. Elle détaille l’ensemble des paiements versés par la société à chacun des administrateurs et des engagements de paiement qu’elle a pris, y compris pour les conditions de départ, pour chacune des trois dernières années ayant donné lieu à des états financiers. Le montant comprend aussi les paiements reçus par un administrateur en tant que dirigeant d’une filiale.

Trois points qui changent l’issue : la demande porte sur trois ans et non sur un an ; elle comprend les engagements futurs et pas seulement les paiements effectivement versés ; et elle s’étend à la filiale. L’article 186(b) permet au conseil d’administration de refuser s’il estime que la demande n’est pas présentée de bonne foi : un seul motif, pas trois.

Statuts et états financiers

L’article 187(a) donne à tout actionnaire le droit de recevoir de la société, sur sa demande, une copie des statuts, et dans une société qui n’est pas une société déclarante, aussi une copie des états financiers. Dans une société déclarante, l’article 187(b) donne le droit de recevoir les états s’ils n’ont pas été publiés selon le chapitre G1 de la loi sur les valeurs mobilières, 5728-1968 (חוק ניירות ערך).

Le droit de l’administrateur est très large, et pour une bonne raison

Lorsqu’on passe de l’actionnaire à l’administrateur, la logique s’inverse. L’administrateur n’observe pas la société de l’extérieur : il porte une responsabilité personnelle pour sa gestion. La loi lui donne donc d’autres outils :

Loi sur les sociétés, article 265(a) (traduction non officielle)

Tout administrateur a le droit d’examiner les documents et les registres de la société et d’en recevoir des copies, ainsi que d’examiner les biens de la société, dans la mesure où cela est nécessaire à l’accomplissement de ses obligations d’administrateur.

Trois différences essentielles avec le droit de l’actionnaire : il n’y a pas de liste fermée ; le droit s’étend aussi aux biens et pas seulement aux documents ; et il comprend la remise de copies, pas seulement la consultation. Le seul filtre est « dans la mesure où cela est nécessaire à l’accomplissement de ses obligations ». Il se mesure selon les obligations de prudence et de loyauté que lui imposent les articles 252–254.

L’article 265(b) permet à la société d’empêcher l’examen si le conseil d’administration estime que l’administrateur n’agit pas de bonne foi, ou que l’examen risque de nuire à l’intérêt de la société. L’article 265(c) étend le droit de l’administrateur externe : le tribunal peut décider qu’il s’applique aussi aux documents et registres de toute société liée, s’il est convaincu que l’information est importante pour l’exercice de sa fonction.

Des conseils professionnels à la charge de la société

L’article 266 complète le tableau : l’administrateur a droit, dans des cas particuliers, à des conseils professionnels à la charge de la société, si la prise en charge de la dépense a été approuvée par le conseil d’administration ou par le tribunal. Pour décider, le tribunal examine notamment si les experts de la société ne fournissent pas l’aide nécessaire, et si le montant demandé est raisonnable compte tenu du motif de la demande et de la situation financière de la société.

Cet article vise exactement la situation où un administrateur soupçonne que les conseils reçus par la société ne sont pas neutres à son égard. Celui qui ne l’utilise pas, et doit ensuite expliquer pourquoi il s’est fié à un rapport d’expertise commandé par une personne intéressée, est en grande difficulté.

Comment rédiger une demande d’accès conforme aux conditions de la loi

• Séparez : d’abord ce qui est dû sans condition selon l’article 184, et seulement ensuite ce qui est demandé selon l’article 185. Une demande qui mélange les deux appelle un refus global.
• Indiquez un but explicite pour chaque document demandé selon l’article 185. Le « but de la demande » est une condition posée par le texte de l’article, pas un usage.
• Dans une société privée, vérifiez d’abord que le sujet est inscrit à l’ordre du jour de l’assemblée. La seconde porte de l’article 185(a)(2) ne s’ouvre qu’à ce moment-là.
• Vous détenez au moins dix pour cent ? Faites une demande expresse selon l’article 186, et précisez que vous demandez une déclaration certifiée par le commissaire aux comptes pour les trois années, y compris les engagements et les conditions de départ, et y compris la filiale.
• Administrateur : rattachez la demande à l’obligation que vous remplissez. L’article 265 est subordonné à la condition « dans la mesure où cela est nécessaire à l’accomplissement de ses obligations ». Une demande qui n’explique pas de quelle obligation il s’agit appelle l’application de l’article 265(b).
• On vous a opposé un refus pour secret d’affaires ? Proposez la consultation d’une version occultée. L’article 185(b) vise un secret d’affaires contenu dans les documents, et non le document entier.

Questions fréquentes

Quels documents l’actionnaire peut-il toujours consulter ?

L’article 184 de la loi sur les sociétés fixe une liste fermée : les procès-verbaux des assemblées générales, le registre des actionnaires et le registre des actionnaires importants, un document en possession de la société selon l’article 185, les statuts et les états financiers selon l’article 187, et tout document que la société doit déposer selon la loi auprès du Registre des sociétés ou de l’Autorité israélienne des valeurs mobilières et qui est ouvert à la consultation du public.

L’actionnaire peut-il exiger n’importe quel document de la société ?

Non. Au-delà de la liste de l’article 184, l’article 185(a) ne permet la consultation que dans deux situations, en indiquant le but de la demande : lorsque le document concerne un acte ou une transaction soumis à l’approbation de l’assemblée générale selon les articles 255 et 268 à 275, ou, dans une société privée seulement, lorsque cela est nécessaire pour une décision sur un sujet inscrit à l’ordre du jour de l’assemblée générale.

Quand une société peut-elle refuser la demande d’accès d’un actionnaire ?

L’article 185(b) énumère trois motifs : la demande n’a pas été présentée de bonne foi, les documents demandés contiennent un secret d’affaires ou un brevet, ou la divulgation des documents risque de nuire d’une autre manière à l’intérêt de la société.

Comment obtenir des informations sur la rémunération des administrateurs dans une société privée ?

Selon l’article 186, un ou plusieurs actionnaires qui détiennent au moins dix pour cent des droits de vote peuvent demander une déclaration certifiée par le commissaire aux comptes de la société. Elle détaille l’ensemble des paiements à chacun des administrateurs et des engagements de paiement, y compris les conditions de départ, pour chacune des trois dernières années ayant donné lieu à des états financiers, y compris les paiements dans une filiale.

Quelle différence entre le droit d’accès de l’administrateur et celui de l’actionnaire ?

Le droit de l’administrateur selon l’article 265(a) est beaucoup plus large : il porte sur tous les documents et registres de la société, comprend la remise de copies et s’étend aussi à l’examen des biens de la société, dans la mesure où cela est nécessaire à l’accomplissement de ses obligations d’administrateur. La société ne peut empêcher l’examen que si le conseil d’administration estime que l’administrateur n’agit pas de bonne foi ou que l’examen risque de nuire à l’intérêt de la société.

Qui peut consulter le registre des actionnaires ?

Toute personne, et pas seulement un actionnaire. Selon l’article 129 de la loi sur les sociétés, le registre des actionnaires et le registre des actionnaires importants sont ouverts à la consultation de toute personne, et l’article ne l’assortit d’aucune obligation d’indiquer un but. Les procès-verbaux des assemblées générales, en revanche, sont ouverts à la consultation des actionnaires de la société, et la société doit les conserver à son siège social pendant sept ans à compter de la date de l’assemblée (article 90).