الاحتفاظ بالمعلومات: الواجبات والفترات

صفحة الخدمة: محامٍ للتجارة الرقمية والذكاء الاصطناعي: شروط الموقع، والخصوصية، والتسويق المباشر.

واجبات الاحتفاظ بالمعلومات وفق قوانين مختلفة في إسرائيل

لا يوجد في قانون حماية الخصوصية، 1981 (חוק הגנת הפרטיות, התשמ״א-1981) شرط مطلق وقاطع للاحتفاظ بالمعلومات لمدة معيّنة. ومع ذلك، يقيّد القانون استخدام المعلومات بالغرض الذي أُنشئت قاعدة البيانات من أجله (المادة 8(ب))، وتُلزم أنظمة حماية الخصوصية (أمن المعلومات)، 2017 صاحب قاعدة البيانات بأن يفحص مرة في السنة ما إذا كانت المعلومات التي يحتفظ بها لا تزيد على المطلوب لأغراض قاعدة البيانات (المادة 2(ج) من الأنظمة). هذا هو «مبدأ تقليل البيانات» (data minimization). أي: معلومات أكثر = مخاطر قانونية أكثر.

تحدّد قوانين مختلفة في إسرائيل متطلبات احتفاظ مختلفة بحسب نوع البيانات:

بيانات الضرائب ومسك الدفاتر: تقضي تعليمات ضريبة الدخل (إدارة دفاتر الحسابات)، 1973 (הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל״ג-1973) (المادة 25) بأن يُحفظ نظام الحسابات سبع سنوات من نهاية السنة الضريبية التي يتعلق بها، أو ست سنوات من يوم تقديم التقرير عن الدخل لتلك السنة، أيهما أبعد. ويشمل ذلك دفاتر الحسابات، والفواتير، والإيصالات.

البيانات البنكية: يُلزم أمر حظر تبييض الأموال (واجبات التعريف والإبلاغ وإدارة السجلات للمؤسسات المصرفية لمنع تبييض الأموال وتمويل الإرهاب)، 2001 (צו איסור הלבנת הון (חובות זיהוי, דיווח וניהול רישומים של תאגידים בנקאיים למניעת הלבנת הון ומימון טרור), התשס״א-2001) البنكَ بأن يحتفظ بمستندات تعريف الزبون سبع سنوات على الأقل بعد إغلاق الحساب، وبسجلات العمليات سبع سنوات على الأقل من يوم تسجيل العملية.

بيانات العمل: يُلزم قانون حماية الأجور، 1958 (חוק הגנת השכר, התשי״ח-1958) (المادة 24) المشغِّلَ بمسك سجل الأجور، ويُلزم قانون ساعات العمل والراحة، 1951 (חוק שעות עבודה ומנוחה, התשי״א-1951) بتسجيل ساعات العمل. ولا يحدّد القانون فترة احتفاظ موحّدة لملف العامل، لكن في الواقع يُعتاد حفظ التوثيق سبع سنوات على الأقل من انتهاء التشغيل، وهي فترة التقادم العامة وفق قانون التقادم، 1958 (חוק ההתיישנות, התשי״ח-1958)، لأن هذه هي المدة التي قد يرفع فيها العامل دعوى.

البيانات الصحية: تُلزم أنظمة الصحة العامة (حفظ السجلات)، 1976 (תקנות בריאות העם (שמירת רשומות), תשל״ז-1976) المستشفى بأن يحفظ التوثيق الطبي للمريض 20 سنة بعد الإقامة في المستشفى أو العلاج الأخير، وأن يحفظ ملف المريض في العيادة الخارجية للمستشفى 7 سنوات بعد العلاج الأخير. وهذا شرط مشدَّد، لأسباب منها خطر الدعاوى الطبية التي لا تنكشف إلا بعد سنوات من تقديم العلاج.

بيانات أمن المعلومات: هنا الخطر معكوس: الاحتفاظ لفترة قصيرة جدًا هو الإخلال. ففي قاعدة البيانات التي يسري عليها مستوى أمن متوسط أو عالٍ، تُحفظ بيانات التوثيق الخاصة بآلية الرقابة على الوصول إلى قاعدة البيانات (من وصل، ومتى، وإلى أي مكوّن، وهل قُبل الوصول أو رُفض) 24 شهرًا على الأقل (المادة 10(د) من أنظمة حماية الخصوصية (أمن المعلومات)، 2017). والبيانات التي تراكمت في أثناء تطبيق واجبات الأمن، ومنها توثيق كل حادث خرق أمني (المادة 11 من الأنظمة)، تُحفظ بطريقة مؤمَّنة 24 شهرًا، في كل قاعدة بيانات ليست قاعدة بيانات يديرها فرد (المادتان 17(أ) و21 من الأنظمة).

حالة دراسية: فترات الاحتفاظ في شركة تجارة إلكترونية

فكّروا في متجر إلكتروني عادي. ما الذي يجب عليه أن يحتفظ به؟

• بيانات الزبائن الأساسية: الاسم، والعنوان، والهاتف، والبريد الإلكتروني: ما دامت مطلوبة لمعالجة الطلبية والشكاوى والإرجاعات، أو حتى انتهاء إجراء قانوني قيد النظر
• بيانات الصفقات: رقم الطلبية، والسعر، والتاريخ: سبع سنوات من نهاية السنة الضريبية، وفق تعليمات إدارة دفاتر الحسابات
• سجلات الدفع: إثباتات الدفع تُحفظ مع مستندات مسك الدفاتر؛ أما تفاصيل بطاقة الائتمان الكاملة فلا سبب لحفظها بعد إتمام الصفقة، إلا إذا طلب الزبون حفظ وسيلة دفع لمشتريات مستقبلية
• توثيق التوجّهات والشكاوى: توثيق المعالجة والحل: حتى انتهاء فترة التقادم، إذا كان من المتوقع إجراء قانوني
• بيانات التسجيل: اسم المستخدم وكلمة المرور المشفّرة: حتى إغلاق الحساب، وبعده فقط إذا وُجدت حاجة محدّدة (مثل منع الاحتيال) ولفترة محدودة

إذا احتفظت شركة بهذه المعلومات وقتًا أطول من المطلوب، فهي تحتفظ بـ«معلومات زائدة» خلافًا لواجب الفحص السنوي في أنظمة أمن المعلومات، وتزيد الضرر والتعرّض القانوني في حالة التسرّب. مثلًا، الاحتفاظ بتفاصيل بطاقة ائتمان لزبون لم يُجرِ صفقة منذ سنتين خطر لا داعي له، تجاه الزبون، وتجاه شركة بطاقات الائتمان، وتجاه سلطة حماية الخصوصية.

متطلبات أعلى للبيانات الحساسة

البيانات من أنواع معيّنة تتطلب فترات احتفاظ أقصر أو معاملة خاصة:

البيانات الوراثية والبيومترية: يعرّف قانون حماية الخصوصية المعلومات الوراثية والمعرِّف البيومتري بأنها «معلومات ذات حساسية خاصة» (المادة 3)، ولذلك تسري عليها متطلبات أمن أشدّ، وللمعلومات الوراثية أيضًا أحكام خاصة في قانون المعلومات الوراثية، 2000 (חוק מידע גנטי, התשס״א-2000). ويجب أن تكون فترة الاحتفاظ الأقصر التي يقتضيها غرض الجمع. مثلًا، مسح بصمة الإصبع الذي حُفظ لغرض الدخول إلى المكتب: من المفيد حذفه عندما يغادر العامل، لأن الغرض يكون قد استُنفد حينها.

بيانات حساسة أخرى: بيانات الصحة النفسية، والسوابق الجنائية، وبيانات الدين يجب أن تكون محمية بأعلى درجة. ويجب أن تكون فترات الاحتفاظ أقصر، وأحيانًا يجب حذفها بمجرد تحقّق الغرض الذي جُمعت من أجله.

خطة احتفاظ محدَّثة وحذف سليم

يجب أن تكون لدى الشركة سياسة احتفاظ بالمعلومات (Data Retention Policy) مكتوبة. ويجب أن تتضمن الخطة:

• أنواع البيانات المختلفة (التسجيل، والصفقات، والصحة، وغيرها)
• فترة الاحتفاظ لكل نوع
• الأساس القانوني لهذه الفترة (الضرائب، وتبييض الأموال، والصحة، والتقادم)
• إجراء الحذف (كيف تُحذف البيانات بالضبط: بشكل دائم، أو بوسم «محذوفة»، أو بالإتلاف المادي بالحرق)
• شخص مسؤول عن الحذف
• توثيق كل عملية حذف (لأغراض الرقابة التنظيمية)

عند الحذف، يجب التأكد من أنه لا يمكن استرجاع البيانات. فالحذف البسيط من مستعرض الملفات لا يكفي؛ يجب استخدام أدوات حذف آمن. وفي الشركات الكبيرة، يُوصى بإجراء تحقّق من قِبل طرف ثالث لإثبات أن الحذف قد تمّ.

أي البيانات تستوجب فترة احتفاظ قصيرة بشكل خاص؟

على أصحاب المصالح التجارية أن يفحصوا ما إذا كانت بيانات من أنواع معيّنة يجب أن تُحفظ فقط لأقصر مدة ممكنة:

بيانات الموقع: إذا كانت شركة لديها تطبيق للهاتف الخلوي تحتفظ ببيانات الموقع لتحليل الحركة، فيُسمح بالاحتفاظ بها فقط ما دامت البيانات تخدم غرضًا واضحًا (مثلًا، حتى انتهاء التحليل الذي جُمعت من أجله). وبعد ذلك: تُحذف.

تسجيلات كاميرات المراقبة: يجب حفظ التسجيلات لفترة قصيرة فقط، بالقدر المطلوب لغرض الأمن الذي رُكّبت الكاميرات من أجله. والاحتفاظ لمدة أطول يُعدّ «زائدًا».

رسائل التصيّد الاحتيالي (phishing): إذا تلقّى عامل بريدًا إلكترونيًا مشبوهًا، يجب تحويله إلى فريق الأمن وحذفه بعد معالجته.

الحذف بوصفه حقًا للفرد

لا ينص قانون حماية الخصوصية على «حق في النسيان» عام، لكن المادة 14 من القانون تمنح كل شخص اطّلع على المعلومات المتعلقة به ووجد أنها غير صحيحة أو غير كاملة أو غير واضحة أو غير محدَّثة الحقَّ في التوجّه إلى صاحب قاعدة البيانات بطلب تصحيح المعلومات أو حذفها. ووفق المادة 7 من أنظمة حماية الخصوصية (شروط الاطّلاع على المعلومات وإجراءات الاستئناف على رفض طلب الاطّلاع)، 1981 (תקנות הגנת הפרטיות (תנאים לעיון במידע וסדרי הדין בערעור על סירוב לבקשת עיון), התשמ״א-1981)، يجب على صاحب قاعدة البيانات الذي يرفض تصحيح المعلومات أو حذفها أن يُبلغ مقدّم الطلب بذلك خلال 30 يومًا من يوم استلام الطلب، وعدم الرد خلال هذه الفترة يُعدّ بمثابة إشعار رفض (انظروا أيضًا المادة 14(ج) من القانون)؛ ومنذ التعديل رقم 13 يجوز للمحكمة أن تحكم بتعويضات نموذجية حتى 10,000 ش.ج. لمن لم يتلقَّ إشعارًا كهذا (المادة 15أ). وحتى عندما لا يوجد واجب قانوني بالحذف، فإن الاحتفاظ بمعلومات استُنفد غرض جمعها يتعارض مع مبدأ تقليل البيانات، ولذلك يجب على المنظمة التي تتلقى طلب حذف أن تفحص ما إذا كان هناك واجب احتفاظ يتغلب عليه (مثل واجب الاحتفاظ لأغراض ضريبية)، وإن لم يكن، فعليها الحذف.

استثناء مهم: على المعلومات الشخصية المنقولة إلى إسرائيل من المنطقة الاقتصادية الأوروبية (دول الاتحاد الأوروبي، وآيسلندا، والنرويج، وليختنشتاين)، باستثناء المعلومات التي قدّمها الشخص مباشرةً عن نفسه، تسري أنظمة حماية الخصوصية (أحكام بشأن المعلومات المنقولة إلى إسرائيل من المنطقة الاقتصادية الأوروبية)، 2023 (תקנות הגנת הפרטיות (הוראות לעניין מידע שהועבר לישראל מהאזור הכלכלי האירופי), התשפ״ג-2023). ووفقها يجب على صاحب قاعدة البيانات أن يشغّل آلية تضمن عدم الاحتفاظ بمعلومات لم تعد ضرورية، وأن يحذف هذه المعلومات في أقرب موعد ممكن (المادة 4 من الأنظمة)؛ وبناءً على طلب مكتوب من صاحب البيانات، عليه أن يحذف المعلومات التي جُمعت بصورة غير قانونية أو التي لم تعد ضرورية لغرضها، إلا إذا انطبق أحد الاستثناءات، مثل الوفاء بواجب قانوني أو إدارة إجراء قانوني (المادة 3 من الأنظمة).

أسئلة شائعة

كم من الوقت يجب الاحتفاظ بالمستندات الضريبية والسجلات البنكية وملفات العاملين في إسرائيل؟

مستندات مسك الدفاتر تُحفظ سبع سنوات من نهاية السنة الضريبية (أو ست سنوات من يوم تقديم التقرير، أيهما أبعد)، والسجلات البنكية سبع سنوات وفق أمر حظر تبييض الأموال، وملفات العاملين يُعتاد حفظها سبع سنوات من انتهاء التشغيل، وهي فترة التقادم العامة. والسجل الطبي للمريض المقيم في المستشفى يُحفظ 20 سنة. وكل نوع من المعلومات يخضع لفترة احتفاظ مختلفة يحدّدها القانون المتعلق به، ولا توجد قاعدة موحّدة واحدة تلائم جميع أنواع المعلومات.

هل الاحتفاظ بالمعلومات بعد المدة المطلوبة أكثر أمانًا من الناحية القانونية؟

لا. الاحتفاظ بالمعلومات أكثر من المطلوب تعرّض قانوني مستقل، حتى عندما لم يقع أي بلاغ أو خلل: فالمعلومات المحفوظة دون مبرر قانوني واضح عبء وخطر بحد ذاتها، والاحتفاظ لفترة قصيرة جدًا ليس الخطر الوحيد.

هل يمكن للشخص أن يطلب حذف المعلومات الشخصية الخاصة به؟

جزئيًا. تتيح المادة 14 من قانون حماية الخصوصية لمن اطّلع على المعلومات المتعلقة به ووجد أنها غير صحيحة أو غير كاملة أو غير واضحة أو غير محدَّثة أن يطلب من صاحب قاعدة البيانات تصحيحها أو حذفها، وإذا رفض المتحكّم في المعلومات، فعليه أن يُبلغ مقدّم الطلب بذلك خلال 30 يومًا من يوم استلام الطلب (المادة 14(ج) من القانون والمادة 7(ب) من أنظمة حماية الخصوصية (شروط الاطّلاع على المعلومات وإجراءات الاستئناف على رفض طلب الاطّلاع)، 1981). والحق العام في «النسيان» (حذف معلومات صحيحة) غير منصوص عليه في القانون الإسرائيلي، وفي كل الأحوال فإن واجب الاحتفاظ القانوني، مثل واجب الاحتفاظ لأغراض ضريبية، يتغلب على الطلب.